Règlement intérieur

Ce règlement intérieur complète les statuts du Bourges XV. Il s’applique obligatoirement à l'ensemble des membres. Ce règlement ainsi que les statuts de l’association sont disponibles au siège de l’association et une copie papier ou informatique sera remise à chaque membre sur leur demande en contre partie de sa cotisation annuelle. Les dispositions du présent règlement doivent être interprétées à la lumière des statuts.

Article 1 : Objet du règlement intérieur

Le règlement Intérieur définit les conditions et les modalités des rapports entre le Bourges XV et ses membres adhérents.

  • Les points suivants sont précisés :
  • L’adhésion à l’association
  • Les institutions de l’association
  • L’organisation des activités
  • La réglementation financière
  • Dispositions diverses

 

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Adhésion

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Article 2 : Admission

Les membres de l’association devront respecter les conditions et la procédure d'admission suivante :

  • fourniture d’un certificat médical d’aptitude au rugby pour tous les pratiquants licenciés FFR,
  • autorisation parentale pour la participation des membres mineurs à toutes les activités du club,
  • autorisation parentale pour les membres mineurs de prise en charge par les responsables du club, dirigeants, entraineurs et éducateurs, pour toute admission d’urgence en établissement de soins et pour toute intervention chirurgicale urgente.

Article 3 : Refus d’admission

L’association se réserve le droit de refuser la demande d’adhésion. En vertu de l’article 4 des Statuts, cette décision devra être motivée par le Comité Directeur.

Article 4 : Cotisation : Adhésion à l’association

Les membres actifs doivent s'acquitter d'une rétribution annuelle comprenant :

  • la licence assurance fédérale, fixée par l’assemblée générale de la Fédération Française de Rugby,
  • la cotisation propre au fonctionnement du club, fixée par le Comité Directeur sur proposition du Bureau Directeur.

Le versement de la cotisation doit être fait en espèces moyennant reçu ou préférentiellement établi par chèque(s) à l'ordre du BOURGES XV. Il doit être effectué lors de l’inscription en une ou trois fois, l’encaissement des cotisations s’effectuant alors en septembre, décembre, mars et éventuellement dans les mois suivants selon accord avec le trésorier.

Les chèques vacances sont acceptés car le club est habilité ANCV. Renseignement auprès des responsables de section sur les Bourses aux sports des collectivités locales.

Aucun remboursement de licence ne peut être exigé en cas de démission, d'exclusion, ou décès d’un adhérent.

Le montant de la cotisation de membre honoraire et bienfaiteur est fixé par le Comité Directeur.

Le Bureau Directeur se réserve le droit de facilité ou de gratuité vis-à-vis de la situation économique d’un membre..

Article 5 : Obligations des adhérents

L’adhésion au BOURGES XV entraîne pleine et entière acceptation des statuts et du présent règlement intérieur ainsi qu’à l’ensemble des actions mises en place.

Article 6 : Protection de la vie privée des adhérents – Fichiers

Les adhérents sont informés que BOURGES XV met en oeuvre un traitement automatisé des informations nominatives les concernant.

Les informations recueillies sont nécessaires pour l’adhésion. Elles font l'objet d'un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de l’association. Elles peuvent donner lieu à l'exercice du droit d'accès et de rectification selon les dispositions de la loi du 6 janvier 1978. Pour exercer ce droit et obtenir communication des informations le concernant, l’adhérent s’adressera au siège de l’association.

D’autre part un droit à l’image pourra être exercé dans les mêmes conditions que ci-dessus.

Article 7 : Démission

En complément à l'article 4 des statuts, le membre démissionnaire devra adresser sous lettre recommandée avec accusé de réception sa démission au Président ou la remettre en mains propres contre décharge.

 

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Institutions de l’association

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Article 8 : Assemblée Générale Ordinaire

Convocation

Conformément à l'article 10 des statuts de l'association, l'Assemblée Générale Ordinaire se réunit au moins une fois par an sur convocation du bureau. Elle a lieu au mois de juin avant les Assemblées Générales du Comité Départemental et Territorial de Rugby. Elle entend le rapport moral, un état financier provisoire car les comptes de l’association s’arrêtent le 30 juin et le budget prévisionnel. Les adhérents sont convoqués par tous moyens à la disposition du bureau, 3 semaines avant la date prévue.

Candidatures

Elles doivent être déposées par courrier ou mail à l’attention du Président 10 jours avant la date de l’assemblée.

Ordre du jour

Les auteurs de la convocation rédigent un ordre du jour communiqué aux adhérents en même temps que la convocation. Seules les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent être valablement évoquées en assemblée.

Constitution

L’assemblée générale est composée des membres de l’association depuis plus de six mois, licenciés à la FFR et à jour de leur cotisation. Chacun dispose d’une voix. Chaque membre électeur ne peut disposer que trois procurations maximum. Seuls les membres âgés de 16 ans au premier janvier de l’année du vote sont autorisés à voter. Pour les autres, leur droit de vote est transmis à leur parent ou représentant légal.

Vote

Le vote des résolutions s'effectue à main levé ou par bulletin secret déposé dans l'urne tenue par le secrétaire de séance si une personne le souhaite sauf si l’ensemble des électeurs votent à l’unanimité pour un vote à main levée, hormis pour les votes de personnes où un vote à bulletin secret est obligatoirement requis. La majorité requise pour toute délibération

Article 9 : Composition du Comité Directeur et Bureau Directeur

Nombre de Membres

Le Comité Directeur est composé de 12 à 18 membres élus lors de l’Assemblée générale, il doit être le plus représentatif des composantes du club. Le Comité Directeur idéal est le suivant :

  • le président,
  • le ou les vice-présidents,
  • le secrétaire général,
  • le trésorier général,
  • un responsable de la commission séniors,
  • un responsable des espoirs,
  • un responsable de l’école de rugby,
  • un responsable des féminines,
  • un responsable des anciens,
  • un responsable de la commission partenariat,
  • un responsable de la commission intendance et animation,
  • un responsable de la commission communication,
  • un responsable de la commission manifestations,
  • un responsable de la commission intégration.

Est éligible au Comité Directeur toute personne âgée de 18 ans au moins au premier janvier de l’année de l’élection, membre de l’association depuis plus de 6 mois à jour de ses cotisations, de nationalité française jouissant de ses droits civiques, ou de nationalité étrangère à condition qu’il n’ait pas été condamné à une peine faisant obstacle à son inscription sur les listes électorales.

Le renouvellement du Comité Directeur a lieu tous les 2 ans par tiers.

Ordre du jour

L’ordre du jour est adressé à chaque membre au moins 15 jours avant la réunion du Comité Directeur. Chaque membre peut dans les 8 jours qui suivent, par courrier ou mail adressés au siège de l’association, demander à inscrire des points supplémentaires à l’ordre du jour.

Article 10 : Vacance de Poste au Comité Directeur

En cas de vacance de poste de membre élu le Comité Directeur pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres. Il est procédé à leur remplacement définitif, par vote, à la prochaine Assemblée Générale. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l’époque où devrait normalement expirer le mandat des membres remplacés.

Article 11 : Rôle du Comité Directeur

Le Comité Directeur est chargé :

  • de la mise en oeuvre des orientations décidées par l'Assemblée Générale et le Bureau Directeur,
  • de la préparation du bilan et du budget prévisionnel de l’association, de l'ordre du jour et des propositions de modification du règlement intérieur présentés à l'Assemblée Générale,
  • de la préparation des propositions de modifications des statuts présentés à l’Assemblée Générale,
  • de la préparation de dossiers de subventions et tous autres projets.

Article 12 : Réunions et décisions du Comité Directeur

Selon l’article 8 des statuts, il se réunit sur convocation du Président minimum 3 fois par an selon un calendrier établi lors de la première réunion suivant l’assemblée générale sur proposition du Bureau Directeur.

Les décisions sont prises à la majorité des présents. Un procès-verbal de réunion sera établi à chaque réunion et signés conjointement par le président et le secrétaire. Il sera validé lors de la réunion suivante par l’ensemble des membres du conseil d’administration. Le procès-verbal sera alors, après rectifications éventuelles, archivé dans un registre ouvert à cet effet. Trois absences consécutives sans excuse acceptée par celui-ci pourront être considérées comme démissionnaire.

Article 13 : Composition et Fonctions du Bureau Directeur

Il est composé au minimum de 3 membres et de 6 au maximum soit :

  • Un(e) président(e)
  • Un(e) trésorier(e)
  • Un(e) secrétaire

Les membres du bureau sont élus au sein du Comité Directeur, à la majorité à bulletin secret sauf accord unanime de celui-ci pour un vote à main levée. Les fonctions de président et de trésorier sont interdites aux mineurs. Les membres du bureau prennent en charge les fonctions exécutives de l’association et ils mettent en place les objectifs et les orientations décidées au Comité Directeur

Article 14 : Rôle du (de la) Président(e)

Le (la) président(e) assure la direction opérationnelle de l’association. Il (elle) dispose à cet effet de tout pouvoir pour notamment :

  • organiser le fonctionnement des activités de l’association en mobilisant les ressources de l’association,
  • organiser l’engagement des bénévoles,
  • la convocation et le bon déroulement de l’AG,
  • les déclarations en préfecture (création, certaines modifications statutaires),
  • les publications au journal officiel,
  • la tenue du registre spécial,
  • le dépôt en Mairie et aux représentants de la Fédération Française de Rugby des comptes de résultat, bilan, rapport d’activité et conventions,
  • représenter l’association auprès des pouvoirs publics ou auprès des partenaires privés,
  • négocier et conclure tous les engagements de l’association.
  • En cas de vote, il y a toujours une voix prépondérante.

Il (elle) peut être assisté par un(e) vice-président(e).

Article 15 : Rôle du (de la) Secrétaire Général

Le (la) secrétaire général assiste le (la) président(e) pour l’ensemble des tâches administratives de l’association, notamment :

  • la correspondance administrative,
  • la convocation et les comptes rendus des assemblées générales,
  • la rédaction des comptes rendus de réunion du comité directeur, qui seront diffusés avec la convocation de la réunion suivante,
  • l’archivage des comptes rendus dans un registre spécifique, disponible au siège de l’association,
  • la bonne circulation des informations à destination des adhérents,
  • l’archivage de tous les documents juridiques et comptables de l’association,
  • vecteur de cohésion de l’équipe, il veille au bon relationnel avec les dirigeants, les adhérents.
  • En cas de conflit naissant, il lui appartient de résoudre les difficultés rencontrées, faisant en sorte que les personnes soient entendues et que la solution apportée satisfasse au bon déroulement des opérations.

Article 16 : Rôle du (de la) Trésorier(e)

Le (la) trésorier(e) veille au respect des grands équilibres financiers de l’association, en maîtrisant les dépenses, assurant un flux de recettes internes et externes suffisant et en fixant des tarifs équilibrés. Il
assure les taches suivantes :

  • le suivi des dépenses et des comptes bancaires,
  • la préparation et le suivi du budget,
  • les remboursements de frais et les paiements aux fournisseurs,
  • la transparence du fonctionnement financier envers l’assemblée générale,
  • les demandes de subventions,
  • l’établissement de la comptabilité.

Article 17 : Assemblée Générale Extraordinaire

Conformément aux articles 11 ,12 et 13 des statuts de l’association si besoin et ou sur la demande de la moitié plus un des inscrits à jour des cotisations le Président peut convoquer une assemblée suivant les formalités prévues à l’article 10 des statuts de l’association.

Article 18 : Assemblée Générale Financière

Les comptes de l’association s’arrêtant au 30 juin vu la période des congés d’été et que toutes factures ou dernières opérations ne sont pas rentées l’assemblée Générale Financière aura lieu au plus tôt fin septembre ou courant octobre. Le vote d’approbation de l’état financier comprenant le bilan se fait à la majorité des personnes présentes ou représentées.

Chacun dispose d’une voix.

Chaque membre présent électeur ne peut disposer que de trois procurations maximum.

 

 

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Organisation des Activités

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Article 19 : Assurances

La licence fédérale inclut l’assurance des pratiquants sous réserve du certificat annuel de non contreindication à la pratique du rugby.

Article 20 : Utilisation des Equipements et Installations mis à la disposition par la Mairie de Bourges

La mise à disposition des installations passe obligatoirement par une réservation auprès du Service des Sports de la Mairie Elles doivent être faites uniquement par les personnes habilités. L’état des locaux devra rester en parfait propreté après utilisation. L’accès aux bâtiments est réservé aux membres actifs, honoraires, bienfaiteurs, à jour de leur cotisation et aux membres d’honneur du club. Ils seront également accessibles aux dirigeants, éducateurs, entraineurs et joueurs appartenant au Bourges XV disputant des rencontres sur les terrains mis à disposition par la collectivité soit la Mairie de Bourges à ce jour.

Les boissons, sandwichs et autres produits alimentaires, produits dérivés et boutique sont vendus au profit du club, ainsi que le profit des manifestations dûment organisée ou autorisée par le club. A ce titre la consommation de boissons achetées à l’extérieur est formellement proscrite au sein des installations du Club. En aucun cas des boissons alcoolisées ne seront servies aux mineurs, même en présence de leurs parents. La fermeture de la Maison du Baciste se fera à 23 heures, sauf autorisation spécifique et ponctuelle du bureau du Comité Directeur ou de son représentant, faisant l’objet d’un document écrit affiché dans ce lieu.

L’accès à la salle de musculation est réservé aux membres du Club licenciés à la FFR, âgés de plus de 18 ans et en présence d’un éducateur titulaire d’un Brevet d’Etat ou d’un diplôme d’encadrant la pratique de la musculation.

ARTICLE 21 : MOYENS DE TRANSPORT

Déplacement en Bus :  Il est obligatoire de prendre le transporteur avec lequel le club a passé un contrat. Seule les personnes licencies au club sont prioritaires aux places dans le bus. S’il en reste la décision appartient au responsable de section d’inviter des personnes à compléter le bus. Pendant le voyage on se tient d’avoir un comportement raisonnable, respecter les chauffeurs et les consignes de sécurité.

Au retour du voyage tous les déchets devront être ramassés

Déplacement en minibus de location : Idem que pour les déplacements en bus le chauffeur ou les chauffeurs ont l’entière responsabilité du bon déroulement du voyage et le respect des conditions de location du véhicule.

Déplacement en minibus du club : Ils ne doivent pas être utilisés à des fins personnelles sans autorisation préalable du Président. Leur réservation est obligatoire auprès des personnes qui détiennent le planning Ils seront pris et remis sur leur aire de stationnement Stade Jean Brivot en état de propreté avec le plein de carburant. Les clés remises à leur place initiale Le carnet de bord devra être mis à jour par le dernier utilisateur Toutes anomalies de fonctionnement ou autres devront être communiquées au responsable de la section utilisatrice qui en informera le Bureau Directeur

Covoiturage : Il est important pour des déplacements de courtes distances d’utiliser ce moyen de transport. L’organisation appartient à chaque section avec toujours un chef de convoi pour éviter les mauvaises surprises (panne, erreur de trajet etc.) Ce type de déplacement doit être utilisé à des fins économiques pour le club.

Article 22 : Sanctions disciplinaires

Tout manquement à l’esprit sportif, toute atteinte à l’intégrité ou à l’honneur d’un autre membre, tout manquement aux statuts, au présent règlement et aux règlements particuliers, tout acte de nature à entraver le fonctionnement de l’association est soumis, à l’initiative du (de la) président(e) ou en cas d’empêchement, du (de la) vice-président(e), à un conseil de discipline composé comme suit :

  • président(e) en exercice ou en cas d’empêchement, le vice-président, le secrétaire, le trésorier,
  • deux assesseurs choisis parmi les membres du Comité Directeur.

Les sanctions que peut prononcer ce conseil, avec ou sans sursis, sont :

  • Avertissement,
  • Exclusion temporaire de l’association,
  • Exclusion définitive.

Le (la) président(e) doit convoquer la personne concernée par lettre recommandée avec «accusé de réception» adressée au moins 20 jours à l’avance, et mettre à sa disposition au siège de l’association le dossier comportant les motifs de sa convocation au moins 15 jours à l’avance. En séance, le conseil entendra toute personne utile à la manifestation de la vérité et en dernier lieu la personne concernée, convoquée par lettre recommandée avec «accusé de réception» dans les 8 jours de la réunion.

Dès lors que les manquements invoqués sont également justiciables des commissions de discipline régionale ou fédérale, le (la) président(e) pourra soumettre, s’il le préfère, la personne concernée à l’examen de l’une de ces commissions.

 

 

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Réglementation Financière

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Article 23 : Comptabilité

L’exercice comptable de l’association commence le 1er Juillet pour se finir le 30 juin. La comptabilité sera établie selon le Plan comptable simplifié des associations et tenue soit manuellement sur un registre spécifique agréé, soit par un logiciel de comptabilité agréé.

Article 24 : Ressources de l’association

Les ressources de l’association se composent des cotisations des adhérents,

  • des subventions de l’Etat, des collectivités territoriales et des établissements publics,
  • du produit des manifestations qu’elle organise,
  • des intérêts et redevances des biens et valeurs qu’elle peut posséder,
  • des rétributions des services rendus ou des prestations fournies par l'association,
  • de dons manuels, legs,
  • de toutes autres ressources autorisées par la loi, notamment, le recours en cas de nécessité, à un ou plusieurs emprunts bancaires ou privés.

Article 25 : Modalités d'engagement des dépenses

Les membres du bureau peuvent librement effectuer seuls pour le compte de l’association toutes les dépenses utiles à la réalisation de l’objet statutaire, sous réserve d’un montant n’excédant pas 500 €. Au-delà un accord préalable du Président ou Trésorier est nécessaire. Dans le cas contraire, le remboursement pourra être refusé. Par ailleurs, les trésoriers (ayant procuration sur les comptes) peuvent engagés les dépenses prévues aux au budget présenté à l’AG FI de octobre sous réserve d’un montant n’excédant pas 500 €. Au-delà un accord préalable du Président ou Trésorier est nécessaire.

Article 26 : Instruments de paiement

Le (la) président(e) et le (la) les trésorier(e) s seront les seuls à pouvoir détenir les moyens de paiements de l’association et à pouvoir effectuer des virements bancaires par télétransmission et ainsi à détenir les codes d’accès à ses serveurs. Chaque trésorier de section n’a accès qu’au compte afférent.

Article 27 : Modalités de remboursements des frais

Les frais justifiés par l'activité réelle du bénévole, dûment missionné (sous-entendu avec accord préalable d’au moins au minimum le responsable de la section) par l'association sont remboursés sur présentation
des pièces justificatives. Pour les frais de déplacement les limites de remboursement ne peuvent excéder celles fixées par l'association et par l’administration fiscale pour les déplacements automobiles. Les remboursements des produits et services payés pour le compte de l'association par le bénévole ne subissent pas d'autres limitations que celles qui s'imposent à l'association si elle les avait payés directement. Tous les frais doivent faire l'objet d'un enregistrement (fiche de frais) permettant d'identifier clairement le bénévole, sa mission et la nature des frais engagés. Celle i devra être remise au responsable ou trésorier de section

 

 

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Dispositions diverses

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Article 28 : Communication

Presse : seule les personnes nommément désignées par le Bureau Directeur sont habilités à communiquer par voie de presse.

Internet : seules les personnes nommément désignées par le Bureau Directeur pourront intervenir sur le site avec contrôle du webmaster et du modérateur Réseaux sociaux Des pages officielles à l’image du club sont ouvertes sur invitation uniquement tout autre page ou article mettant en cause l’image du club sera signalée et pourrait faire l’objet de poursuite pour atteinte à l’image de l’association.

Article 29 : Image du club

Toutes actions de promotion et de communication concernant BOURGES XV doivent être coordonnées et recevoir l’accord préalable du Président (e) et du responsable de la communication de manière à veiller au respect du droit de l’image du club. En terme d’image il est tout à fait interdit d’utiliser le nom du BOURGES XV à des fins personnelles ou pour des associations externes sans autorisation du Bureau Directeur
Tout membre du club désirant créer une association en relation avec notre association devra en faire une demande auprès du Président qui soumettra celle-ci au Comité Directeur pour approbation

Article 30 : Modification du règlement intérieur

Le règlement intérieur du BOURGES XV est établi par le Bureau Directeur et validé par le Comité Directeur, conformément à l'article 14 des statuts. Il peut être modifié par le Comité Directeur sur proposition du Bureau Directeur. La modification sera validée en assemblée générale et ne pourra être appliqué qu’à partir de cette date.

Le présent règlement intérieur a été adopté par le Comité Directeur en sa réunion tenue à BOURGES, le 16 décembre 2014 sous la présidence de M. Jacques BOYER

Fait à Bourges, le 16 décembre 2014

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